Na podstawie § 9 i 10 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej Załącznik Nr 1 do Decyzji nr 42/2014 Komendanta Powiatowego Policji w Brzesku z dnia 31.12.2014 roku w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w KPP Brzesko i jednostkach podległych, dla udokumentowania obiegu korespondencji jawnej sekretariat ogólny i sekretariaty komórek organizacyjnych i jednostek Policji, prowadzą następujące ewidencje i rejestry:
§ 9
W KPP Brzesko prowadzone są następujące rejestry centralne:
- rejestr dzienników i książek ewidencyjnych o charakterze jawnym (RTJ),
- rejestr skarg i wniosków.
Dla udokumentowania obiegu korespondencji w jednostce/komórce organizacyjnej prowadzi się, zgodnie z uregulowaniami w przepisach resortowych dla poszczególnych pionów służbowych, rejestry w wersji elektronicznej lub papierowej, np:
- dziennik korespondencji wchodzącej,
- dziennik korespondencji wychodzącej,
- książka doręczeń poczty,
- rejestr resortowych aktów normatywnych,
- dziennik podawczy,
- rejestr pieczęci i stempli,
- wykazy przesyłek nadanych,
- rejestry zagadnieniowe.
Dzienniki i rejestry należy ponumerować: karty lub strony, opisać i opieczętować na ostatniej stronie oraz zarejestrować w RTJ. Numer rejestru należy nanieść na pierwszej karcie dziennika wraz z pieczęcią nagłówkową jednostki/komórki organizacyjnej.
W jednostkach/komórkach organizacyjnych KPP Brzesko można również prowadzić inne ewidencje (zeszyty książki, skorowidze), w zależności od realizowanych zadań, zgodnie z decyzją kierownika jednostki/komórki organizacyjnej.
§ 10
Akta dochodzeń, śledztw, czynności spraw o wykroczenia rejestruje się w specjalnie przeznaczonych do tego celu elektronicznych rejestrach np. eRCDŚ (RSD, RSOW).